オンライン商談の際のメールマナーについて｜メールは重要なコミュニケーションツール

「メールマナーがよくわからない」

「相手に好印象を与えられるか不安」

「正しいメールマナーを知りたい」

オンラインでの商談を取りつける際にメールでのやり取りは欠かせません。

▼今回の記事でわかること

• メールマナーの重要性
• オンライン商談の際の案内メールの作成ポイント
• よくあるメールマナーのミスとその対策

メールは正しい使い方をすることで、良好な関係を築きやすくなりますよ。ぜひ最後までご覧ください。

オンライン商談におけるメールマナーの基本

まずはオンライン商談におけるメールマナーの基本について解説します。

• メールマナーの重要性
• 正しいメールマナーが商談成功に繋がる理由

メールマナーの重要性

まずはじめに、メールマナーの重要性について考えてみましょう。

ビジネスの世界では、メールは非常に重要なコミュニケーションツールです。
適切なメールマナーを身につけていることは、社会人として基本のマナーです。
例えば、挨拶や敬語の使い方、適切な表現を心掛けることで、相手に対して礼儀正しい印象を与えることができます。

特にオンライン商談では、対面でのコミュニケーションがないため、メールの内容が相手との信頼関係を築く鍵となります。
たとえ短いメールであっても、丁寧に書かれたメールは、受け取った人に安心感を与えます。
また、誤字脱字のない、読みやすいメールを心がけることで、相手に対するリスペクトを示すことができます。

正しいメールマナーを守ることで、ビジネスの成功率も高まります。
例えば、丁寧なメールを送ることで、相手からの返信が早くなることもあり、結果として、スムーズなコミュニケーションが実現し、商談の進行が円滑になるでしょう。

正しいメールマナーが商談成功に繋がる理由

正しいメールとは以下のようなメールを指します。

• 丁寧なメール
  丁寧なメールは、相手に対する敬意を示します。
  例えば、挨拶や感謝の言葉を入れることで、相手に対するリスペクトを伝えることができます。
  これにより、相手も安心してビジネスを進めることができるでしょう。
• 明確なメール
  明確なメールは、誤解を防ぎます。
  例えば、日時や場所、議題などの重要な情報を正確に記載することで、相手との認識のズレをなくすことができます。
  これにより、商談がスムーズに進行し、無駄な時間を省くことができます。
• 迅速な対応
  最後に、迅速な対応は信頼関係を築くために重要です。
  例えば、メールの返信が遅いと、相手に対して不安や不信感を与えてしまう可能性があります。
  一方、迅速かつ丁寧な返信を心がけることで、相手との信頼関係を強化することができます。

オンライン商談の案内メールの作成ポイント

続いて、オンライン商談の案内をする際のメールの作成ポイントについて説明します。

自社名とWeb商談の予定日時を件名に入れる

メールの件名がわかりづらいと、顧客が重要な情報を見逃してしまう可能性があります。
例えば、「商談のご案内」だけだと、どの商談についての案内なのかすぐには分かりません。

Web商談の案内メールでは、自社名とWeb商談の予定日時を件名に含めましょう。

例えば、「ABC株式会社 - 6月25日 15:00のWeb商談のご案内」とすることで、受信者は一目で内容を把握できます。
これにより、商談の準備をスムーズに進めることができます。

また、件名に具体的な情報を入れることで、受信者の注意を引くこともできます。
例えば、「重要: ABC株式会社との6月25日 15:00のWeb商談について」といった件名にすることで、重要性を強調し、受信者が優先的に確認するよう促せます。

オンラインツールの使い方を伝える

オンライン商談では、使用するツールの事前準備が重要です。

例えば、ZoomやMicrosoft Teamsなど、使用するツールに応じて事前のダウンロードや設定が必要かどうかを明確に伝えましょう。

具体的なご案内としては以下のようなものがあります。

Zoomを使用しますので、事前にアプリのダウンロードとアカウント作成をお願いいたします。

ダウンロード後、アプリを起動し、アカウントを作成してください。設定が完了しましたら、テストミーティングで動作確認を行うことをお勧めします。

URLをクリックすると、Zoomアプリが自動的に起動し、ミーティングルームに入れます。
パスコードが必要な場合は、以下のパスコードを入力してください。

このように、ツールの事前ダウンロードから、当日の入室手順についても説明をしてあげることで、顧客は迷わず商談に参加できる可能性が高くなります。

また、丁寧な印象を与えられるため、その後の関係構築もスムーズになります。

案内メールにお客様事例・チラシ・カタログなどの資料を添付する

Web商談までの期間に、顧客の商品やサービスに対する興味が薄れてしまうことがあります。
これを防ぐために、案内メールにお客様事例やチラシ、カタログを添付しましょう。

メールの作成例としては「こちらは弊社の商品カタログです。商談前にご一読ください」といった形で資料を提供します。

資料を添付することで、顧客は商談までの間に商品やサービスについて詳しく知ることができます。
例えば、「先日いただいたカタログを拝見し、いくつか質問があります」といった形で、顧客が商談に積極的に参加する姿勢を見せる可能性も高まるため、商談がより充実したものになることも考えられます。

他にも、過去の事例などを送ることで、顧客は自分自身のビジネスにどう活用できるかをイメージしやすくなるためおすすめです。

新規顧客には電話商談も可能なことを明記する

個人や中小企業が顧客の場合、Web商談が難しいことがあります。

そのため、電話での商談も可能であることを明記することが重要です。

「Web商談が難しい場合は、お電話での商談も承ります」といった形で案内することで、顧客に対して柔軟な対応が可能であることも示すことができます。

電話商談の場合でも、メールでお客様事例やチラシ、カタログをお送りしておくことでビジュアルを使った説明が可能です。

例えば、「お送りしたカタログのページ5をご覧ください。こちらの商品についてご説明いたします」といった形で、顧客と同時に資料を確認しながら話すことができます。

ビジュアルを活用することで、顧客に対する説明がより効果的になり顧客の理解が深まりやすくなります。

Web商談当日（または前日）にリマインドメールを送る

Web商談は顧客にとって多忙な日々の中で忘れられる可能性があります。
そのため、リマインドメールは必ず送るようにしましょう。

リマインドメールには、商談の詳細情報を記載することで、顧客が必要な情報をすぐに確認できるようにしましょう。

▼お送りすると良い詳細情報

• 日時：◯月◯日　00：00
• 場所：Zoom（Google Meet、Microsoft Teamsなど）
• 接続URL：xxxxxxxx

日時だけでなく、使用するツールや接続URLも再度記載すると丁寧な印象を与えられます。

また、接続URLが分かりづらい場所に記載されていると、商談直前にURLを探すのに手間取ってしまうなど、顧客に対する信頼を損ねる可能性があります。

このような問題もリマインドメールを送ることで、未然に防ぐことができます。

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まとめ

今回はオンライン商談におけるご案内メールのポイントについてご紹介しました。

対面でのコミュニケーションと同じで、メールでのやり取りをスムーズにできることで信頼感や安心感を与えることができます。

そうすることで長期的な関係を構築することにつながります。

ぜひ今回の内容を参考に、メールの作成について見直してみてはいかがでしょうか。